京东工业品升级电子签收工具“小易来了” 服务签收单据全流程数字化流转

签收单据是采购管理中收货、资产入库、对账结算、审计合规的重要凭证,也是供应链管理不可或缺的环节。供应链管理不仅要面对供应商管理、采购系统搭建、仓配管理、物流调度等“大问题”,还涉及大量极易被忽视、只有在一线实践才能被挖掘,但切实影响供应链整体效率的“运营细节”,采购签收就是这样一个典型场景。

在传统的线下采购模式中,复杂的转运环节会让签收产生大量的纸质单据,不仅信息难以实时同步,也极易造成丢失或遗漏;对于部分缺乏经验的采购数字化服务商而言,一方面容易忽视签收环节存在的细节问题,另一方面由于签收涉及采购单位、物流服务商、品牌商等多方的协同,容易造成各管一段、谁也不管的局面。

为了有效解决这一问题,近日,京东工业品全新升级了电子签收工具“小易来了”。新版“小易来了”具备履约信息主动推送、无纸化清点验收签字、签字触发确认收货、多渠道在线下载单据等功能,不仅能够打造出一个完整的收货、入库的线上管理闭环,还能够实现签收单据的全流程线上化,确保数据可记录、可留痕。

具体来看,履约信息主动推送功能支持收货人、需求人提前获取物流信息,实时掌握履约交付进度,以便更好地组织、安排签收、入库工作;无纸化清点验收签字功能不仅能够基于企业的入库流程定制物资验收单,使签收人员可以轻松将物资与订单进行匹配,还可以针对同一订单下的不同商品进行单独签收,有效解决不同供应商分批交付、签收难以同步的问题;签字触发确认收货功能则能够将企业的资产管理系统与“小易来了”进行打通,在签收同时自动生成资产卡片、完成入库;多渠道在线下载单据功能则支持采购人员、财务人员、业务人员自行下载签收单据,进一步提高对账结算、内部报销或者合规流程管理效率。

凭借在提高签收效率、打通采购单据全流程流转方面的突出价值,“小易来了”升级后也快速得到了大量企业客户的认可。

某管网集团主要从事油气干线管网及储气调峰等基础设施的投资建设和运营,负责所在地区油气管网的运行调度。管网公司的签收属于典型的多环节、多流程,一批采购订单的交付需要至少三次签收,分别是总部的财务部签收、各市作业区的采购部签收、各终端作业站的“使用者”签收。大量的转运环节,不仅使得在结算时需要花费大量时间进行单据收集,也容易造成丢失或遗漏。引入“小易来了”后,所有环节的签收均可在“小易来了”统一签收,单据数据也能够在系统内实时查看、交互,极大提升管理效率。

苏州某公司的采购人员对于“小易来了”的价值也同样感同身受。该公司相关负责人表示,“对于企业采购而言,签收不是终点,资产入库后履约交付才算完成。而在传统的线下签收模式中,我们验收后还需要一趟趟跑到资产管理部,协同资管同事完成入库流程。而现在只需要在‘小易来了’签字,系统就会自动将订单详情、产品信息导入资产管理系统、生成资产卡片、完成入库,能够节省大量的时间成本,也让我们可以把精力投入到更有价值的工作之中。”

京东工业供应链规划及运营部总经理张利红表示,供应链数字化难点在于“既要懂技术又要懂行业”。京东工业作为京东集团旗下专注以“供应链+技术+服务”助力工业产业发展的业务单元,一方面继承了京东集团在供应链和数字技术领域的深厚积累,另一方面常年扎根工业产业一线,在这两大领域都有着独到优势。未来,京东工业也将持续从企业实际运营的细节出发,不断完善技术服务产品与解决方案。