用一张超级“轻维表”管理社区就够了！看北京这个小区成功经验

北京通州富力尚悦居社区位于北京南六环马驹桥凉水河南岸,社区共有4000户,在住人员超1.2万,流动人口众多。社区从2023年初引进金山办公旗下WPS365的“轻维表格”,低成本搭建起一套“数字化社区治理系统”,为社区安装上“数字化”的翅膀,使得社区治理效能提升2-3倍。

该社区所在的马驹桥镇,横跨通州区和亦庄新城,社区由A/B/C/D/E五个区组成,共22栋楼,社区内房屋种类丰富,不仅有商品房、保障房、商住公寓,还建有几条商业街。人多且结构复杂,就意味着诉求多,事务杂。

为什么要用轻维表来服务社区?

在过去的很长一段时间里,社区工作人员都依赖传统的office类办公软件、甚至是纸质文件登记、保管居民的住房、人员、活动信息。

第一,纸质文件难以保存,即便是留在电脑里的文件也互不联系。需要某个数据时,必须找到合适的人“借数据”。

第二,随着“全能社工”、“万通岗”的工作思路的推进,要求接待人员能够普遍掌握社区工作内容,帮助居民“通办”所有事项。而“万通岗”的背后则需要数据打通作为支撑。

信息无法共享带来一些不便。比如说,有时居民来办一些事项,但负责这个事的人刚好轮休或者不在,那么其他人也不了解情况,就让人白跑一趟。

第三,对于决策者来说,过去数据统计分析效率低,难以找到数据之间的关联。

如何打通数据?这成了大难题。

“2023年初,金山办公旗下的轻维表格这一新工具被用到了社区工作中。”富力尚悦居社区居委会副主任张彬说。这张“超强表格”集纳了各个部门的单项表格后,将通过新型的表格技术自动匹配汇总,形成居民社区生活的一副“完整图景”。

轻维表可以应用到智慧社区哪些场景里?

首先,搭建社区超强数据库。

用轻维表搭建社区数据库,可以实现多种多样的社区应用。通州富力尚悦居社区在轻维表上实现了多张应用表,搭建实现四大要素“房屋+人员+物品+活动”的综合性数字化社区治理系统和应用。

•在房屋数据方面,轻维表帮助记录房屋/楼栋信息住宅/商铺分类管理;

• 在人员服务方面,轻维表能统计独居老人、残疾人等信息,利于社区工作人员定期帮扶;统计适龄儿童,为提供给社区幼儿园作为学位分配提供决策依据。

• 在物品数据方面,轻维表可以统计车辆数量,宠物登记、图书借阅等物品信息。以车辆统计举例,当表格监控到登记车辆信息即将饱和,车位不充足时,可以为社区工作人员提供预警,为下一步想办法开辟更多的停车位做准备。

• 在活动数据方面,金山表单可以满足社区活动报名需要,工作人员能通过表单收集的方式,轻松统计民意。居民只需要“扫一扫”二维码,或者点击群聊内的链接,就可以随时进行意见反馈、体检登记、兴趣统计、投票统计等。

其次,表格输入人性化,打通数据更方便。

产品设计上,为了方便用户录入,轻维表表现地十分人性化。

轻维表的每一列叫做字段,每一行叫做记录,目前轻维表支持新建文本、日期、时间、数值、货币、百分比、身份证、电话、邮箱等28种类型的字段,同时支持创建百万行记录。

设置不同的字段类型,可自动提醒用户输入是否错误。比如身份证,可自动识别和提醒用户输入身份证的位数、省份,并在用户输错时给出提示;邮箱、电话等字段也同理。比如数值,可自动识别非数值/数值,并给出提醒,此外还可以设置关联、引用、公式等高级字段。

这张“超强表格”,支持表格之间“双向链接”。当点击最基础的居民信息表格后,通过“引用”设置选择需要引用的房屋列数据,并“连接字符串”,就可实现“房屋+人”的对应关系。

“这样我一看就知道,这个人全面的情况。”张彬随机选取了一个居民的信息,在他的后面不仅标注了车辆、宠物情况,还显示其尚未注册业主APP。“鼓励居民注册业主APP是我们最近在推行的一件事,也是为了能推动小区业委会的成立。”张彬解释,“看到他还未注册,我们帮他办理其他事项时,就可以提示他注册。”

双链表格,让数据成为一个整体而非个体

最后,数字大屏,让决策更科学。

数字化最直观的实现方式就是“实时数字大屏”,一切围绕社区治理的工作,都可以实现一屏概览。

用上轻维表以后,社区工作人员的工作效率有所受益,工作积极性也有所提高。表格中有一个事项提醒功能,每一天,张彬会将今日待办的事项列进表格,并设置自动提醒。到提醒时间,提示消息就能自动群发或者发送给指定工作人员,提醒其完成这项工作。

“过去事项处理了无从体现,现在每一个事项的记录都清晰记录在数字大屏上,随着一项项帮助居民的事项被完成,看到仪表盘上蹭蹭蹭网上涨的数字,我们也很有成就感。”一位社区基层工作人员说。运用现代化工具对社区进行更精细化的治理,已成为当下的大势所趋,同时也是党中央“三大三强”战略的题中之义。未来,社区还会探索运用现代化工具,在“一组一会三分队”、“近邻客厅”、“社区书记工作室”基础上,组织居民开展各种活动、实现重大事项集体决策等。

本质:社区治理方式的转变

数字化工具这么多,为什么要选择金山办公旗下的“轻维表”?

富力悦尚居社区的工作人员告诉我们,因为其脱胎于金山办公沉淀了30多年的在线excel表格,所以在上手方便性上,比一些深奥的产品来说对普通用户更加友好。

其次,轻维表在数据展示方面操作方便,界面友好,直观展示的数据对社区治理决策的参考作用明显。

入户登记和录入数据

数字化一直是社区治理的一个薄弱环节,中国很多社区的数据治理能力还很弱,这是一个从0到1的过程。借助各类在线协作工具,社区治理在数据治理方面正在不断迈进。数字经济时代,数据被誉为“新黄金”,数据资源整合共享与开发利用,这对于推进数字中国、数字经济、数字社会规划和建设大有用处。

表面看只是引入一种工具,但数字化对社区更重要的意义在于社区治理方式的根本转变。有了数据,社区会更具“服务”意识,也有了更多为居民办事的抓手,以数据为指导,帮居民想多一点,做多一点,做出更合理科学的决策。

小智治事,大智治制。小区是社会的细胞,是千千万万百姓生活的地方,轻维表等数字工具的引入,正在不断体系化地增强居民自治感、安全感、幸福感,为社区共理自治打下良好基础。

什么是WPS 365?

WPS 365,金山办公推出的高效安全“数字办公全家桶”、一站式数字办公套件。既包含WPS Office套装、云盘、在线文档、轻维表、表单、脑图等内容创作工具,也包含企业IM、音视频会议等协作软件,助力企业高效协同办公。

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